Gia hạn visa cho người Trung Quốc tại Việt Nam 2025: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z

1. Vì sao HR cần nắm rõ thủ tục gia hạn visa cho người Trung Quốc?

Trong bối cảnh làn sóng đầu tư từ Trung Quốc vào Việt Nam ngày càng gia tăng, đặc biệt tại các khu công nghiệp trọng điểm phía Bắc và tại miền Nam, việc tuyển dụng những nhân sự, kỹ sư người Trung Quốc trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp FDI, tập đoàn quốc tế và các công ty dịch vụ kỹ thuật. Tuy nhiên, visa của người lao động không phải lúc nào cũng có thời hạn dài, vì thế nên gia hạn visa cho người Trung Quốc là một việc không thể tránh khỏi đối với các HR Manager khi họ phải chịu trách nhiệm quản lý các nhân sự nước ngoài.

Nếu như không nắm rõ quy trình pháp lý, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của Nhà nước. Điều này sẽ gây ra sự gián đoạn công việc và sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh công ty. Ngoài ra, nếu như để visa quá hạn, theo Điều 18 Nghị định 144/2021/NĐ-CP, người lao động có thể bị xử phạt từ 500.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ, đồng thời nhân sự Trung Quốc bị trục xuất và cấm nhập cảnh trở lại trong thời gian nhất định. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự mà còn gây tổn thất đến tài chính và uy tín của doanh nghiệp.

Đây chính là lý do vì sao bài viết này ra đời. Ở trong bài viết này, các bạn sẽ được Phúc An Visa cung cấp những hướng dẫn đầy đủ, chính xác và cập nhật nhất năm 2025 về thủ tục gia hạn visa cho người Trung Quốc tại Việt Nam.

2. Có thể xin gia hạn visa cho người Trung Quốc bằng những loại nào?

Không phải loại visa nào cũng được phép gia hạn, và điều này là yếu tố quan trọng đầu tiên HR cần lưu ý trong việc xin gia hạn visa cho người Trung Quốc.

Các loại thông dụng có thể gia hạn visa cho người Trung Quốc:

• Visa DN1/DN2: Dành cho người lao động làm việc với doanh nghiệp tại Việt Nam (có công ty bảo lãnh). DN1 áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, DN2 áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam sử dụng người nước ngoài.
• Visa LĐ1/LĐ2: Dành cho người lao động đã có hoặc chưa có giấy phép lao động. LĐ1 cho người lao động được miễn giấy phép lao động, LĐ2 cho người lao động phải có giấy phép lao động.
• Visa TT: Visa thăm thân dành cho vợ/chồng/con của người đang làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu người bảo lãnh chuyển quốc tịch hoặc thay đổi tình trạng lưu trú thì visa TT cũng cần được cập nhật tương ứng.
• Visa DL: Visa du lịch – loại visa này thường có thời hạn ngắn và chỉ được gia hạn trong trường hợp đặc biệt, đồng thời khả năng được chấp thuận rất thấp. Visa DL không thể chuyển đổi trực tiếp sang visa lao động tại Việt Nam, trừ khi xuất cảnh và nhập cảnh trở lại với mục đích hợp lệ.

Ngoài ra, một số trường hợp khác như visa đầu tư (ĐT), visa học tập (DH), visa công vụ (NG) cũng có quy định riêng về việc gia hạn nhưng không phổ biến trong môi trường doanh nghiệp sử dụng lao động Trung Quốc.

Mỗi loại visa như một chiếc chìa khóa khác nhau – nếu HR không hiểu rõ nó mở cánh cửa nào thì rất dễ rơi vào thế bị động, thậm chí rủi ro pháp lý.

3. Điều kiện gia hạn visa cho người Trung Quốc

Trước khi lập hồ sơ xin gia hạn visa cho người Trung Quốc, hãy kiểm tra xem họ có thỏa mãn các điều kiện dưới đây hay không:

Điều kiện bổ sung:

• Người lao động cần đảm bảo rằng thông tin khai báo tạm trú với công an địa phương là chính xác và khớp với thông tin trên hồ sơ gia hạn. Sai lệch nhỏ có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

• Đối với visa LĐ1/LĐ2, cần đảm bảo rằng giấy phép lao động còn hiệu lực ít nhất 30 ngày so với thời hạn gia hạn visa để tránh vi phạm quy định về lao động nước ngoài.

• Nếu người lao động đã từng thay đổi đơn vị bảo lãnh hoặc chuyển đổi mục đích lưu trú trước đó, HR cần bổ sung giấy tờ chứng minh quá trình chuyển đổi hợp lệ và báo cáo đầy đủ với Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh để quá trình xin gia hạn visa cho người Trung Quốc diễn ra một cách thuận lợi.

Lưu ý đặc biệt:

• Với nhân sự cấp cao như giám đốc, quản lý người Trung Quốc, nếu công ty thay đổi địa điểm hoạt động hoặc chức danh công việc, cần bổ sung văn bản điều chỉnh hợp đồng lao động và công văn giải trình lý do điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.

• Nếu người lao động từng vi phạm quy định về cư trú hoặc bị xử phạt hành chính trước đó, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh khắc phục vi phạm và đảm bảo không tái phạm.

4. Hồ sơ xin gia hạn visa cho người Trung Quốc: Danh sách giấy tờ đầy đủ, mẫu mới nhất 2025

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là bước quan trọng nhất trong quy trình xin gia hạn visa cho người Trung Quốc. Nếu chỉ cần thiếu 1 giấy tờ hoặc sai sót thông tin, hồ sơ có thể bị trả về – làm mất thời gian và gây áp lực lớn cho phòng nhân sự.

Hồ sơ bắt buộc:

• Hộ chiếu gốc còn hạn (ít nhất 6 tháng)
• Tờ khai xin gia hạn visa cho người Trung Quốc (mẫu NA5 hoặc NA1 tuỳ loại visa)
• Công văn bảo lãnh từ doanh nghiệp (ký tên, đóng dấu đỏ)
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao y công chứng, không quá 3 tháng)
• Giấy tờ xác nhận tạm trú tại nơi lưu trú (có khai báo online qua cổng DVC hoặc công an phường)
• Giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú: hợp đồng lao động, thư mời, giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú cũ

Hồ sơ bổ sung nếu có:

• Thẻ tạm trú hoặc thẻ lao động cũ (nếu có)
• Lịch trình làm việc hoặc thư giải trình lý do cần lưu trú tiếp
• Hợp đồng thuê nhà/hóa đơn điện nước – chứng minh nơi cư trú thực tế
• Giấy xác nhận của công an địa phương nếu người nước ngoài từng thay đổi chỗ ở

Chi tiết mẫu NA5 – cần đặc biệt lưu ý các mục sau:

• Thông tin visa hiện tại – cần chính xác 100%
• Mục đích lưu trú – phải khớp với visa đang sở hữu
• Thời gian đề nghị gia hạn – chỉ nên xin đúng theo hợp đồng hoặc giấy phép lao động còn hiệu lực

Link tải mẫu NA5, NA1 mới nhất (2025) để xin gia hạn visa cho người Trung Quốc

Mẫu công văn bảo lãnh:

Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công An
Công ty chúng tôi xin xác nhận có tiếp tục nhu cầu sử dụng lao động là ông/bà [Họ tên] – quốc tịch Trung Quốc – hiện đang làm việc tại vị trí [Chức danh]. Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm bảo lãnh và đề nghị Quý Cục xem xét gia hạn visa cho ông/bà theo đúng quy định pháp luật.

Mẹo chuyên gia:

• Scan rõ nét toàn bộ hồ sơ dưới định dạng PDF
• Đặt tên file rõ ràng: Họ tên – loại giấy tờ – ngày tháng (Ví dụ: WangWei_Hopdonglaodong_2025.pdf)
• Chuẩn bị cả bản cứng và bản mềm vì nhiều nơi sẽ yêu cầu gửi email trước
• Dịch công chứng các giấy tờ tiếng Trung (ưu tiên dịch tại đơn vị được Sở Tư pháp cấp phép)

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh không chỉ là giấy tờ – đó là hình ảnh chuyên nghiệp và trách nhiệm của cả doanh nghiệp trong mắt cơ quan quản lý

5. Quy trình nộp hồ sơ gia hạn visa cho người Trung Quốc từng bước

Các bước chi tiết:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Đảm bảo tất cả các giấy tờ đã được sao y công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần thiết.

• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh. Tùy vào nơi người lao động cư trú hoặc làm việc, doanh nghiệp nộp hồ sơ gia hạn visa cho người Trung Quốc tại phòng xuất nhập cảnh công an tỉnh/thành phố hoặc nộp qua hệ thống trực tuyến.

• Bước 3: Nhận giấy hẹn trả kết quả. Giấy hẹn thường có thời gian xử lý từ 5–7 ngày làm việc. HR cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trên giấy hẹn và theo dõi tiến độ xử lý qua cổng dịch vụ công trực tuyến.

• Bước 4: Kiểm tra thông tin trên visa đã gia hạn. Sau khi nhận kết quả, HR cần đối chiếu kỹ thông tin trên visa mới được cấp, bao gồm: ngày cấp, ngày hết hạn, loại visa và số ký hiệu visa.

Trường hợp đặc biệt:

• Nếu nộp hồ sơ gia hạn visa cho người Trung Quốc qua hệ thống trực tuyến, HR cần theo dõi email hoặc tài khoản dịch vụ công để nhận thông báo bổ sung hoặc yêu cầu điều chỉnh hồ sơ nếu có.

• Đối với những trường hợp cần gia hạn khẩn cấp (dưới 5 ngày làm việc), doanh nghiệp có thể làm công văn đề nghị xử lý nhanh kèm lý do chính đáng và bằng chứng cụ thể.

Mẹo chuyên gia:

• Nên nộp hồ sơ gia hạn visa cho người Trung Quốc ít nhất 10–15 ngày trước ngày visa hết hạn để đảm bảo đủ thời gian xử lý và tránh rủi ro quá hạn.

• Nếu nộp hồ sơ vào mùa cao điểm, nên chuẩn bị sớm hơn vì thời gian xử lý có thể kéo dài do lượng hồ sơ tăng đột biến.

Đối với việc gia hạn visa cho người Trung Quốc, thời gian xử lý trung bình sẽ là từ 5 đến 7 ngày, tính từ thời điểm hồ sơ xin gia hạn visa cho người Trung Quốc hợp lệ được tiếp nhận tại Cục hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh.

Làm hồ sơ đúng lúc như nộp đơn xin nghỉ phép – trễ một ngày có khi mất cả… chuyến đi.

Xem thêm bài viết khác: Cách xin Visa Việt Nam cho người Trung Quốc

6. Trường hợp đặc biệt & lỗi thường gặp khiến hồ sơ xin gia hạn visa cho người Trung Quốc bị trả lại

Lỗi phổ biến:

• Thiếu công văn bảo lãnh có chữ ký, dấu đỏ
• Hộ chiếu sắp hết hạn (dưới 6 tháng)
• Không khai báo tạm trú online hoặc khai báo sai thông tin
• Nhầm lẫn giữa visa DL (du lịch) và DN (lao động) khi xin gia hạn

Trường hợp đặc biệt:

• Xin gia hạn visa cho người Trung Quốc gặp khó khăn do đến từ vùng có chính sách visa siết chặt (Tân Cương, Hồng Kông…)
• Chuyển mục đích visa (từ DL sang DN1) bắt buộc phải cấp mới thay vì gia hạn
• Người từng bị từ chối cấp visa hoặc bị phạt vi phạm hành chính về cư trú

Lời khuyên là HR nên lưu lại lịch sử visa và thông tin visa của nhân sự trong hồ sơ nội bộ, đồng thời đối chiếu kỹ giữa bản sao và bản gốc.

Những lỗi nhỏ như sai số hộ chiếu hay thiếu dấu mộc… lại là thứ dễ làm hỏng cả kế hoạch công tác của cả một đội ngũ.

7. Case study thực tế từ khách hàng Phúc An Visa 

“Chúng tôi từng cần gia hạn visa cho người Trung Quốc được cử sang dự án điện mặt trời tại Ninh Thuận. Do thiếu sót trong hồ sơ đăng ký tạm trú, visa của anh ấy bị từ chối gia hạn chỉ 1 ngày trước khi hết hạn. Phúc An Visa vào cuộc xử lý cấp tốc trong 48 giờ, giúp giữ chân nhân sự quan trọng, tránh đình trệ dự án trị giá hơn 20 tỷ đồng.” – Chị Hương, HR Manager công ty năng lượng tái tạo.

“Làm visa với Phúc An cực kỳ nhanh – mình cần gia hạn visa cho người Trung Quốc gấp chỉ trong 3 ngày là xong, không phải đi lại nhiều.” – Anh Trần Văn Hào, chủ nhà hàng tại Hà Nội.

Không gì đáng quý hơn sự tin tưởng – và những case study thực tế chính là lời cam kết mạnh mẽ nhất cho dịch vụ uy tín.

8. Dịch vụ hỗ trợ trọn gói cho doanh nghiệp: Giải pháp tối ưu từ Phúc An Visa

Phúc An Visa – đối tác tin cậy của hơn 300 doanh nghiệp FDI:

• Tư vấn & xác định chính xác loại visa phù hợp
• Soạn thảo công văn, mẫu NA1, NA5 chuẩn chỉnh
• Đại diện nộp hồ sơ & xử lý với Phòng Xuất Nhập Cảnh
• Hỗ trợ hồ sơ khó, hồ sơ thiếu, visa gấp
• Tư vấn tiếng Trung, tiếng Anh chuyên nghiệp cho nhân sự

📞 Hotline: 096 396 6328
📧 Email: dichvu@phucanvisa.com

Nếu mỗi doanh nghiệp là một con thuyền, thì Phúc An Visa giống như người giữ bánh lái pháp lý – để hành trình quốc tế hóa của anh chị luôn vững vàng

9. Kết luận & Lời khuyên dành cho HR: Làm đúng – Làm sớm – Làm có đối tác

Gia hạn visa cho người Trung Quốc không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là chiến lược giữ chân nhân sự nước ngoài hiệu quả. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến cả kế hoạch nhân sự đổ bể, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm dự án.

Vì vậy:

• Làm đúng: theo quy định pháp luật Việt Nam.
• Làm sớm: ít nhất 7–10 ngày trước khi visa hết hạn.
• Làm có đối tác: hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp như Phúc An Visa để giảm rủi ro.

Hãy để Phúc An Visa đồng hành cùng bạn – như một người bạn pháp lý đáng tin cậy trong công tác gia hạn visa cho người Trung Quốc

Bài viết này không chỉ để HR đọc một lần rồi quên – mà là một cẩm nang nên lưu lại, in ra, và đặt ngay trên bàn làm việc.