Giấy phép Lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 2025: Tất tần tật từ A-Z

1. Giới thiệu: Tầm quan trọng của Giấy phép Lao động cho người nước ngoài

1.1. Đặt vấn đề

Việt Nam ngày càng trở thành điểm đến hấp dẫn cho các chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật nước ngoài nhờ vào sự phát triển kinh tế vượt bậc và môi trường đầu tư cởi mở. Tuy nhiên, để người lao động nước ngoài (LĐNN) làm việc hợp pháp tại Việt Nam, họ cần phải xin cấp Giấy phép Lao động (GPLĐ).

Việc xin cấp Giấy phép Lao động đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh được các rủi ro pháp lý mà còn giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân sự nước ngoài. Vì vậy trong bài viết này, Phúc An Visa sẽ cùng bạn tìm hiểu tất tần tật về thủ tục xin cấp Giấy phép Lao động cho người nước ngoài nhé.

1.2. Tầm quan trọng của Giấy phép Lao động

• Bảo vệ quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động: Giấy phép Lao động sẽ giúp đảm bảo người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp, được bảo vệ quyền lợi, và được hưởng các quyền lợi lao động tương đương với lao động trong nước.

• Tránh rủi ro pháp lý: Nếu sử dụng lao động nước ngoài không xin cấp Giấy phép Lao động hoặc giấy phép hết hạn, doanh nghiệp có thể đối mặt với mức phạt từ 60 – 75 triệu đồng, thậm chí đình chỉ hoạt động kinh doanh.

• Đảm bảo môi trường làm việc ổn định và chuyên nghiệp: Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, việc đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động, cụ thể là xin cấp Giấy phép Lao động giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, thu hút nhân tài quốc tế.

 

2. Khái niệm Giấy phép Lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài

2.1. Giấy phép Lao động là gì?

Giấy phép Lao động (GPLĐ) là văn bản cho phép người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời gian nhất định, do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp.

2.2. Cơ sở Pháp lý của GPLĐ

• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP ngày 30/12/2020 quy định về quản lý lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP ngày 18/9/2023 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

2.3. Thời hạn của Giấy phép Lao động

• Thời hạn tối đa: 02 năm và được gia hạn 01 lần với thời gian tối đa 02 năm.
• Hết thời hạn: Sau khi GPLĐ hết hạn, nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam, họ phải xin cấp Giấy phép Lao động mới.

 

3. Đối tượng nào cần Giấy phép Lao động Việt Nam?

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định, đối tượng người nước ngoài vào làm việc theo những hình thức sau:

• Thực hiện hợp đồng lao động
• Di chuyển trong nội bộ của doanh nghiệp
• Thực hiện những hợp đồng hoặc là thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp, thể thao và y tế.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo như trong hợp đồng.
• Và một số trường hợp khác…

Ngoài ra, Chính phủ có quy định trường hợp người nước ngoài được miễn GPLĐ.

Các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép Lao động theo Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP) như sau:

• Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
• Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
• Và một số trường hợp khác…

4. Hồ sơ Giấy phép Lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Tùy vào từng trường hợp cấp mới, gia hạn hay cấp lại, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị những thủ tục khác nhau.

4.1. Xin cấp mới

Đối tượng được cấp mới:

• Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động đã ký kết với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
• Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong cam kết của Việt Nam với WTO.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có nhu cầu làm việc tại Việt Nam.
• Người nước ngoài thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế, thương mại, tài chính.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

Điều kiện xin cấp Giấy phép Lao động mới:

• Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Người lao động có đủ sức khỏe để làm việc theo quy định của Bộ Y tế.
• Không có tiền án, tiền sự hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc đảm nhận.

Thành phần hồ sơ Giấy phép Lao động cho người nước ngoài

Theo Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp Giấy phép Lao động của người sử dụng lao động (Mẫu số 11/PLI).
• Giấy khám sức khỏe có giá trị trong vòng 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp được cấp không quá 06 tháng.
• Văn bản chứng minh trình độ chuyên môn:
  • Bằng đại học trở lên (đối với chuyên gia).
  • Xác nhận kinh nghiệm làm việc tối thiểu 03 năm ở vị trí tương đương.
• 02 ảnh màu 4×6 cm: Phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao hộ chiếu có chứng thực.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Lưu ý:

• Các giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có công chứng.

Quy trình thực hiện

• Bước 1: Xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng LĐNN.
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc qua cổng trực tuyến của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
• Bước 3: Nhận kết quả GPLĐ sau 05 ngày làm việc nếu hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động hợp lệ.

4.2. Xin gia hạn

Điều kiện gia hạn Giấy phép Lao động

• Giấy phép Lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
• Người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung GPLĐ đã cấp.
• Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn

• Nộp hồ sơ trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày Giấy phép Lao động hết hạn​.

Thành phần hồ sơ

• Văn bản đề nghị gia hạn GPLĐ (Mẫu số 11/PLI).
• 02 ảnh màu 4×6 cm: Phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao hộ chiếu có chứng thực.
• Giấy phép Lao động còn thời hạn đã được cấp (bản sao công chứng và bản gốc đối chiếu).
• Giấy khám sức khỏe có giá trị trong vòng 12 tháng.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Lưu ý:

• Nếu người lao động có thay đổi thông tin trong quá trình làm việc thì phải bổ sung các giấy tờ chứng minh sự thay đổi.

Quy trình thực hiện

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn Giấy phép Lao động.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người LĐNN làm việc hoặc qua hệ thống trực tuyến.
• Bước 3: Nhận kết quả GPLĐ gia hạn sau 05 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

4.3. Xin cấp lại

Trường hợp được cấp lại

• GPLĐ bị mất, hỏng.
• Thay đổi thông tin trên Giấy phép Lao động:
  • Thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu.
  • Thay đổi địa điểm làm việc.
  • Đổi tên doanh nghiệp nhưng không thay đổi mã số doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ

• Văn bản đề nghị cấp lại Giấy phép Lao động (Mẫu số 11/PLI).
• 02 ảnh màu 4×6 cm: Phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao hộ chiếu có chứng thực.
• Giấy phép Lao động còn thời hạn đã được cấp.
• Xác nhận của cơ quan công an cấp xã nơi người nước ngoài cư trú (trường hợp bị mất GPLĐ).
• Các giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin (nếu có).

Lưu ý:

• Nếu Giấy phép Lao động bị mất, cần có văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Quy trình thực hiện

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc qua hệ thống trực tuyến.
• Bước 3: Nhận GPLĐ cấp lại sau 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Xem thêm bài viết khác: Hướng dẫn xin Lý lịch Tư pháp

 

5. Những khó khăn khi làm thủ tục Giấy phép Lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Việc xin cấp Giấy phép Lao động hoặc gia hạn hoặc cấp lại cho người lao động nước ngoài (LĐNN) tại Việt Nam tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế, quy trình này phức tạp và đòi hỏi nhiều yêu cầu khắt khe. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp và bộ phận nhân sự (HR) thường gặp phải khi thực hiện thủ tục này.

Quy trình phức tạp và liên tục thay đổi

• Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP liên tục được điều chỉnh để phù hợp với xu hướng hội nhập và thị trường lao động. Do đó, việc cập nhật quy định mới và đảm bảo tuân thủ là thách thức lớn cho doanh nghiệp.
• Có 12 nhóm đối tượng được cấp GPLĐ và mỗi nhóm có điều kiện và thành phần hồ sơ riêng biệt. Nếu phân loại sai đối tượng, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Giải pháp:
  • HR cần cập nhật thông tin pháp lý liên tục để không bỏ lỡ những thay đổi quan trọng.
  • Hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ đúng quy định về Giấy phép Lao động cho người nước ngoài.
  • Xác định rõ vị trí công việc của LĐNN để chọn loại giấy phép phù hợp.
  • Kiểm tra kỹ văn bản pháp lý trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ yêu cầu phức tạp, dễ thiếu sót

• Hợp pháp hóa lãnh sự là yêu cầu bắt buộc đối với các giấy tờ do nước ngoài cấp, bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe.
• Thời gian hợp pháp hóa có thể kéo dài từ 2 – 4 tuần, tùy thuộc vào quốc gia cấp giấy tờ.
• Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào hoặc hồ sơ không đúng quy định, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ từ chối hồ sơ và yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
• Giải pháp:
  • Chuẩn bị hồ sơ tối thiểu 1 tháng trước khi nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động.
  • Đảm bảo giấy tờ đã được dịch thuật công chứng đúng quy định.
  • Kiểm tra chặt chẽ thành phần hồ sơ trước khi nộp.
  • Hợp tác với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn ngay từ lần đầu tiên.

Áp lực thời gian và hạn chót xử lý

• Thời gian xử lý hồ sơ cấp mới và gia hạn: 05 ngày làm việc.
• Thời gian xử lý hồ sơ cấp lại: 03 ngày làm việc.
• Lỗi phổ biến: HR nộp hồ sơ quá sát hạn, dẫn đến không kịp thời gian xử lý, đặc biệt khi cần hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự từ nước ngoài.
• Giải pháp:
  • Nộp hồ sơ sớm tối thiểu 15 ngày trước khi người lao động bắt đầu làm việc.
  • Sử dụng dịch vụ xin cấp Giấy phép Lao động cho người nước ngoài giúp hỗ trợ trọn gói để đảm bảo thời gian đúng hạn.

Giao tiếp với cơ quan Nhà nước khó khăn

• Làm việc với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đòi hỏi tuân thủ quy trình chặt chẽ, bao gồm nhiều khâu xét duyệt, kiểm tra tính hợp lệ và phê duyệt hồ sơ.
• Giải pháp:
  • Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy trình để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại.
  • Theo dõi sát tiến độ xử lý để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu cần.

Thiếu hiểu biết về các trường hợp miễn Giấy phép Lao động

• Có nhiều trường hợp được miễn GPLĐ theo quy định, nhưng không phải HR nào cũng hiểu rõ để tận dụng quyền lợi cho doanh nghiệp.
• Giải pháp:
  • Nghiên cứu kỹ Điều 7, Nghị định 152/2020/NĐ-CP và cập nhật các trường hợp miễn GPLĐ để tránh lãng phí thời gian và chi phí.

Khó xử lý hồ sơ khi người lao động thay đổi thông tin

• Khi thay đổi thông tin trên Giấy phép Lao động như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, doanh nghiệp cần xin cấp Giấy phép Lao động lại trong vòng 03 ngày làm việc.
• Giải pháp:
  • Theo dõi chặt chẽ thông tin cá nhân và pháp lý của người lao động để cập nhật kịp thời.
  • Lập hồ sơ cấp lại ngay lập tức khi phát sinh thay đổi thông tin.

 

6. FAQs – Những câu hỏi thường gặp về Giấy phép Lao động cho người nước ngoài

Ai là người được miễn Giấy phép Lao động?

Theo Điều 7, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các trường hợp sau được miễn GPLĐ:

• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam.
• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH với giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
• Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.

Giấy phép Lao động có thời hạn bao lâu?

• Thời hạn tối đa của Giấy phép Lao động: 02 năm.
• Gia hạn: Có thể gia hạn 01 lần với thời gian tối đa 02 năm.

Khi nào cần nộp hồ sơ gia hạn Giấy phép Lao động?

• Hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
• Lưu ý: Nếu quá hạn nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải xin cấp Giấy phép Lao động mới, làm mất thêm thời gian và chi phí làm Giấy phép Lao động cho người nước ngoài.

Làm thế nào khi GPLĐ bị mất hoặc hỏng?

• Trong trường hợp mất hoặc hỏng GPLĐ, doanh nghiệp cần xin cấp Giấy phép Lao động lại.
• Hồ sơ cấp lại:
  • Văn bản đề nghị cấp lại GPLĐ.
  • Giấy xác nhận của cơ quan công an (nếu bị mất).
  • Giấy phép Lao động còn thời hạn (nếu bị hỏng).
  • 02 ảnh màu 4×6 cm, bản sao hộ chiếu.

Có thể nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động online không?

• Có. Hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động, cũng như gia hạn và cấp lại có thể được nộp trực tuyến qua hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp Giấy phép Lao động là bao lâu?

• Cấp mới: 05 ngày làm việc.
• Gia hạn: 05 ngày làm việc.
• Cấp lại: 03 ngày làm việc.

Hồ sơ bị từ chối xử lý vì những lý do gì?

• Thiếu giấy tờ hoặc thông tin không chính xác.
• Không đáp ứng điều kiện về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm.
• Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.

Làm thế nào để tối ưu quy trình xin cấp Giấy phép Lao động?

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu.
• Nộp hồ sơ trước thời hạn quy định.
• Hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Phúc An Visa để đảm bảo quá trình xin cấp Giấy phép Lao động nhanh chóng và đúng quy định.

PHÚC AN VISA – DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP UY TÍN

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Phúc An Visa tự hào là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp lớn. Dịch vụ của chúng tôi khẳng định đem lại cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất:

• Không mất thời gian tự tìm hiểu thủ tục xin cấp Giấy phép Lao động
• Đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm hỗ trợ bạn trên từng công đoạn
• Tư vấn một – một với chuyên gia thông thạo ngôn ngữ
•  Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ, kiểm tra hồ sợ hạn chế tối đa sai sót
• Chi phí minh bạch, cạnh tranh nhất thị trường. Cam kết không phát sinh thêm
• Làm hồ sơ trên toàn quốc chỉ bằng vài bước đơn giản
• Tỷ lệ thành công đạt 99%

Liên hệ ngay với Phúc An Visa để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói quy trình xin cấp Giấy phép Lao động!