Thủ tục giấy phép lao động cho lao động kĩ thuật mới nhất 2025

Giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật – Thủ tục không thể thiếu với HR hiện đại

Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài có tay nghề kỹ thuật cao tại Việt Nam đang không ngừng gia tăng. Đặc biệt ở các lĩnh vực như sản xuất, xây dựng, cơ điện, công nghệ tự động hóa, kỹ thuật viên người nước ngoài đóng vai trò then chốt trong việc chuyển giao công nghệ và đảm bảo vận hành dây chuyền sản xuất. Tuy nhiên, để hợp thức hóa việc làm việc của họ tại Việt Nam, giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là một thủ tục bắt buộc – và trách nhiệm này thường nằm trên vai phòng Nhân sự.

Trong bài viết chuyên sâu này, Phúc An Visa sẽ giúp bạn hiểu rõ từng khía cạnh liên quan đến việc xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, từ định nghĩa pháp lý, điều kiện, hồ sơ, quy trình, đến các lỗi phổ biến cần tránh – tất cả đều được cập nhật theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất năm 2025.

I. Lao động kỹ thuật là ai? – Phân biệt đúng ngay từ đầu

Trước khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, điều quan trọng đầu tiên mà bộ phận Nhân sự cần nắm rõ là: lao động kỹ thuật là ai và họ khác gì so với các nhóm chuyên gia hay nhà quản lý. Việc xác định sai nhóm đối tượng có thể khiến hồ sơ bị trả về hoặc giấy phép lao động bị cấp sai diện, ảnh hưởng đến việc xin visa, thẻ tạm trú và cả tính pháp lý của người lao động tại Việt Nam.

1.1. Khái niệm pháp lý về lao động kỹ thuật theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP

Theo Khoản 3, Điều 3 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, lao động kỹ thuật là người nước ngoài đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:

• Đã được đào tạo kỹ thuật hoặc chuyên môn khác liên quan ít nhất 01 năm;
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo.

Đây là đối tượng được cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật theo quy định pháp luật Việt Nam. Họ có thể không có bằng đại học, nhưng cần có chứng chỉ nghề hoặc chứng nhận đào tạo kỹ thuật, đi kèm là kinh nghiệm thực tế ở đúng ngành nghề được đào tạo.

Ví dụ: Một kỹ thuật viên cơ khí đã học nghề 12 tháng tại Đức và có 4 năm làm tại nhà máy cơ khí → đủ điều kiện xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

1.2. Phân biệt đúng: lao động kỹ thuật và các nhóm đối tượng khác

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa các khái niệm: chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật, dẫn đến việc chuẩn bị sai hồ sơ xin giấy phép lao động. Dưới đây là bảng so sánh để HR dễ hình dung:

Nhóm đối tượng	Điều kiện chính	Giấy phép lao động phù hợp
Chuyên gia	Bằng ĐH trở lên + ≥3 năm kinh nghiệm chuyên ngành	Giấy phép lao động cho chuyên gia
Nhà quản lý	Có quyết định bổ nhiệm + giữ chức vụ quản lý cấp trung trở lên	Giấy phép lao động cho nhà quản lý
Lao động kỹ thuật	Đào tạo kỹ thuật ≥1 năm + ≥3 năm kinh nghiệm thực tế	Giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật
Lao động phổ thông	Không đủ điều kiện	Không được cấp giấy phép

Gợi ý: Nếu vị trí công việc liên quan đến vận hành máy móc, lắp đặt hệ thống, kỹ thuật viên sản xuất, bảo trì, sửa chữa… thì nhiều khả năng thuộc nhóm lao động kỹ thuật, HR nên chọn đúng mẫu hồ sơ theo diện này.

1.3. Các vị trí lao động kỹ thuật thường gặp tại doanh nghiệp

Trong thực tế, những trường hợp cần xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật rất phổ biến tại các nhà máy, công ty sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đặc biệt là trong các ngành:

• Cơ khí – Chế tạo máy: Kỹ thuật viên hàn, lắp ráp, vận hành máy CNC;
• Điện – Tự động hóa: Nhân viên bảo trì hệ thống điện, kỹ thuật viên robot công nghiệp;
• Cơ điện lạnh (M&E): Kỹ sư lắp đặt hệ thống HVAC, làm lạnh công nghiệp;
• Xây dựng – Kỹ thuật công trình: Giám sát kỹ thuật công trường có tay nghề;
• Vận hành hệ thống sản xuất công nghiệp: Kỹ thuật viên dây chuyền, bảo trì máy móc.

Với các trường hợp này, nếu người nước ngoài không đủ tiêu chuẩn là chuyên gia, thì giải pháp hiệu quả nhất là lập hồ sơ theo diện giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, vừa đúng pháp lý, vừa giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Tóm lại, xác định đúng người lao động thuộc nhóm kỹ thuật là bước đầu tiên quan trọng giúp HR lựa chọn loại giấy phép lao động phù hợp, từ đó xây dựng hồ sơ đúng quy định và giảm thiểu nguy cơ bị từ chối.

II. Điều kiện để được cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật

Không ít bộ phận nhân sự cho rằng lao động kỹ thuật là nhóm dễ xin giấy phép nhất vì không yêu cầu bằng đại học. Tuy nhiên, giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật vẫn yêu cầu rõ ràng hai điều kiện then chốt: đào tạo nghề và kinh nghiệm thực tế. Nếu thiếu một trong hai, hồ sơ có thể bị bác, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ tuyển dụng và khả năng làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

2.1. Có chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo kỹ thuật tối thiểu 1 năm

Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, điều kiện đầu tiên để xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là người lao động nước ngoài phải có chứng chỉ hoặc văn bằng đào tạo kỹ thuật chuyên ngành có thời lượng từ 1 năm trở lên.

Hình thức đào tạo có thể là học nghề, trung cấp nghề, hoặc các khóa kỹ thuật chuyên sâu – không nhất thiết phải là đại học chính quy. Tuy nhiên, chứng chỉ cần thể hiện rõ:

• Thời lượng đào tạo tối thiểu là 1 năm liên tục;
• Ngành nghề đào tạo có liên quan trực tiếp đến vị trí công việc dự kiến đảm nhận.

Đối với chứng chỉ cấp tại nước ngoài, HR cần lưu ý rằng:

• Phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Phải có bản dịch tiếng Việt công chứng theo đúng quy định.

Chứng chỉ không rõ thời lượng, không ghi chuyên ngành, hoặc thuộc lĩnh vực không liên quan sẽ không đủ điều kiện để xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

2.2. Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc thực tế trong chuyên ngành được đào tạo

Yếu tố thứ hai để được cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là kinh nghiệm làm việc thực tế. Người lao động nước ngoài phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm đúng chuyên ngành mà họ đã được đào tạo.

Kinh nghiệm này phải được chứng minh thông qua:

• Xác nhận công tác do doanh nghiệp/tổ chức trước đây cấp;
• Có nêu rõ chức danh, thời gian làm việc và nội dung công việc cụ thể;
• Ký tên, đóng dấu, ghi rõ thông tin người xác nhận.

Lưu ý: xác nhận kinh nghiệm phải trùng khớp với ngành nghề được đào tạo, và phù hợp với vị trí xin tuyển dụng tại Việt Nam. Nếu người lao động học nghề điện nhưng lại xác nhận kinh nghiệm làm nhân viên kho, hồ sơ sẽ bị đánh giá là không hợp lệ khi xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

2.3. Trường hợp thiếu một trong hai điều kiện – xử lý như thế nào?

Trong thực tế, có nhiều trường hợp người lao động nước ngoài có kinh nghiệm rất tốt, nhưng lại không có giấy chứng nhận đào tạo kỹ thuật chính thức – hoặc ngược lại, có chứng chỉ nghề nhưng kinh nghiệm không đủ ba năm. Trong những tình huống như vậy, hồ sơ thường không đủ điều kiện để xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật theo đúng quy định.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng nhân sự đó, HR có thể:

• Xem xét xin theo diện chuyên gia nếu người lao động có bằng đại học liên quan;
• Tìm cách bổ sung giấy tờ thay thế như:
  • Bảng điểm/học bạ nghề có xác nhận thời lượng học;
  • Hợp đồng lao động cũ + sổ bảo hiểm có thời gian rõ ràng;
  • Văn bản giải trình đi kèm thư xác nhận kinh nghiệm chi tiết.

Dù vậy, phương án tối ưu và ít rủi ro nhất vẫn là chuẩn bị đầy đủ chứng chỉ đào tạo và xác nhận kinh nghiệm đúng ngành để đáp ứng yêu cầu cơ bản khi xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

Để được cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, người nước ngoài bắt buộc phải có cả hai yếu tố: chứng chỉ đào tạo ≥ 1 năm và kinh nghiệm làm việc ≥ 3 năm trong chuyên ngành phù hợp. Việc thiếu một trong hai sẽ khiến hồ sơ không được chấp nhận. Phòng nhân sự cần chủ động kiểm tra kỹ từ đầu để tránh mất thời gian xử lý và tái nộp.

III. Hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật

Sau khi xác định được người lao động nước ngoài thuộc nhóm kỹ thuật và đáp ứng đủ điều kiện, bước tiếp theo HR cần chuẩn bị là một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để nộp xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật. Việc chuẩn bị đúng, đủ và hợp lệ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt trong các trường hợp cần gấp hoặc khi liên quan đến visa nhập cảnh, thẻ tạm trú.

3.1. Giấy tờ cá nhân bắt buộc đối với người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài thuộc diện kỹ thuật cần chuẩn bị các tài liệu cơ bản sau:

• Hộ chiếu (bản sao y công chứng nguyên cuốn, còn thời hạn tối thiểu 12 tháng);
• Giấy khám sức khỏe do bệnh viện Việt Nam cấp trong vòng 12 tháng (hoặc giấy khám tại nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự);
• Phiếu lý lịch tư pháp:
  • Nếu người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam ≥ 6 tháng: nộp phiếu lý lịch tư pháp số 1 do Sở Tư pháp Việt Nam cấp;
  • Nếu mới đến hoặc chưa đủ 6 tháng: nộp lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp (hợp pháp hóa và dịch thuật công chứng).

Đây là những giấy tờ nền tảng, không thể thiếu trong bất kỳ hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật nào.

3.2. Tài liệu chứng minh người lao động đủ tiêu chuẩn kỹ thuật

Theo quy định, để được cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, người lao động cần nộp các tài liệu sau để chứng minh năng lực chuyên môn:

• Chứng chỉ đào tạo kỹ thuật chuyên ngành liên quan, thời lượng tối thiểu 01 năm;
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc ít nhất 03 năm trong ngành nghề kỹ thuật đã được đào tạo.

Các yêu cầu đi kèm:

• Văn bản phải do tổ chức hợp pháp cấp;
• Tài liệu cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt;
• Nội dung phải thể hiện rõ tên ngành, thời gian đào tạo, thời gian làm việc, chức danh công việc.

Nếu các giấy tờ không thể hiện đủ các yếu tố trên, hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật có thể bị trả lại.

3.3. Tài liệu từ phía doanh nghiệp sử dụng lao động

Doanh nghiệp (bên mời/thuê lao động kỹ thuật nước ngoài) phải chuẩn bị các loại văn bản sau:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (theo mẫu Mẫu 11/PLI ban hành kèm Nghị định 152/2020/NĐ-CP);
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập tổ chức;
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu 01/PLI), đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
• Hợp đồng lao động dự kiến ký với người nước ngoài hoặc văn bản thể hiện mối quan hệ lao động (nếu có).

Đây là nhóm tài liệu bắt buộc để cơ quan quản lý xác định rõ vai trò, nhu cầu và mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

3.4. Các lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, HR cần đặc biệt lưu ý những điểm sau:

• Toàn bộ tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng đúng chuẩn;
• Hộ chiếu phải đầy đủ thông tin, không rách, không mờ, đặc biệt là trang có dấu nhập cảnh;
• Không sử dụng bản scan, bản chụp không công chứng;
• Cần có bản gốc để đối chiếu nếu cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra.

Việc chuẩn bị thiếu một mục nhỏ trong bộ hồ sơ có thể khiến toàn bộ quá trình bị chậm trễ hoặc phải làm lại từ đầu, ảnh hưởng đến thời gian nhập cảnh, kế hoạch làm việc, thậm chí cả tiến độ của dự án mà người nước ngoài tham gia. Vì vậy, cần xây dựng checklist hồ sơ chi tiết cho từng vị trí xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật tuy không quá phức tạp, nhưng lại yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý và quy chuẩn hành chính. Bộ phận nhân sự nên có sẵn một mẫu hồ sơ tham chiếu, danh sách kiểm tra từng mục cụ thể và luôn chủ động cập nhật quy định mới từ cơ quan chức năng để xử lý nhanh gọn, đúng hạn.

IV. Quy trình xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật từ A-Z

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp lệ, bước tiếp theo trong quá trình xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là thực hiện đúng theo quy trình được pháp luật quy định. Việc nắm rõ các bước thực hiện không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian xử lý, mà còn hạn chế tối đa sai sót dẫn đến bị trả hồ sơ.

4.1. Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Bước đầu tiên trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp phải nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.
• Văn bản này phải được nộp ít nhất 30 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

Nội dung văn bản cần nêu rõ lý do vì sao cần tuyển lao động kỹ thuật nước ngoài, vị trí công việc, địa điểm làm việc, thời gian dự kiến, và lý do không tuyển được lao động trong nước.

Đây là bước bắt buộc trong toàn bộ quy trình xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật. Nếu không có văn bản này, hồ sơ sẽ không được tiếp nhận.

4.2. Thời gian xử lý và nhận kết quả

Theo quy định hiện hành:

• Thời hạn giải quyết hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi, thời gian xử lý sẽ được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ tài liệu bổ sung.

Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định. Giấy phép này sẽ ghi rõ: thông tin người lao động, tên doanh nghiệp sử dụng, chức danh công việc, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc.

Cần lưu ý rằng, thời hạn của giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật được cấp sẽ không vượt quá thời hạn của hợp đồng lao động, và tối đa không quá 2 năm theo luật định.

V. Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật bị từ chối và cách phòng tránh

Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật tưởng như đơn giản, nhưng thực tế lại có rất nhiều tình huống khiến hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà phòng nhân sự cần đặc biệt lưu ý khi làm hồ sơ cho người lao động nước ngoài thuộc nhóm kỹ thuật.

5.1. Thiếu hoặc không hợp lệ chứng chỉ đào tạo kỹ thuật

Một trong những lý do hàng đầu khiến hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật bị từ chối là do thiếu chứng chỉ đào tạo hoặc chứng chỉ không đáp ứng yêu cầu về thời lượng và ngành nghề.

Theo quy định, người lao động nước ngoài phải có chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo chuyên ngành kỹ thuật tối thiểu 01 năm. Nếu:

• Chứng chỉ không thể hiện rõ thời gian đào tạo;
• Ngành nghề không liên quan đến công việc tại Việt Nam;
• Văn bằng không được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch công chứng;

thì hồ sơ sẽ không đủ điều kiện cấp giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật. HR cần kiểm tra kỹ tính pháp lý và nội dung của văn bằng trước khi nộp.

5.2. Kinh nghiệm không đúng chuyên ngành hoặc không đủ 3 năm

Một lỗi phổ biến khác là phần xác nhận kinh nghiệm làm việc không phù hợp với ngành đào tạo, hoặc không đủ thời gian tối thiểu 3 năm.

Ví dụ, nếu người lao động học nghề cơ điện lạnh nhưng giấy xác nhận kinh nghiệm lại thể hiện công việc làm tại kho hàng hoặc bán hàng, hồ sơ sẽ bị đánh giá là không phù hợp với điều kiện xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật.

Tương tự, nếu xác nhận kinh nghiệm không ghi rõ nội dung công việc, thời gian làm việc hoặc không có thông tin của người ký xác nhận, thì khả năng bị bác hồ sơ là rất cao. HR nên yêu cầu xác nhận công tác chi tiết, có nêu rõ chức danh, nội dung công việc và thời gian làm việc cụ thể.

5.3. Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch công chứng giấy tờ nước ngoài

Tất cả giấy tờ được cấp tại nước ngoài sử dụng trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam hoặc theo quy định của các hiệp định song phương (nếu có), sau đó phải dịch sang tiếng Việt và công chứng hợp lệ.

Một số HR chủ quan nộp bản dịch không công chứng, hoặc sử dụng bản scan không rõ ràng, dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. Đây là lỗi kỹ thuật phổ biến nhưng hoàn toàn có thể phòng tránh nếu có quy trình kiểm soát tài liệu chặt chẽ.

5.4. Sử dụng sai mẫu hoặc không cập nhật biểu mẫu mới nhất

Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn có quy định rõ các mẫu biểu cần sử dụng trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu cũ, thiếu thông tin hoặc điền sai nội dung dẫn đến bị từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Một số mẫu quan trọng:

• Mẫu 01 – Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;
• Mẫu 11 – Đề nghị cấp giấy phép lao động.

HR nên luôn cập nhật các mẫu biểu mới nhất từ website chính thức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động địa phương.

5.5. Gửi hồ sơ muộn so với thời hạn quy định

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật cần được nộp trước ít nhất 15 ngày so với ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Nếu nộp muộn, Sở Lao động có quyền từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu điều chỉnh thời gian làm việc trong hợp đồng (Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia)

Để tránh điều này, bộ phận nhân sự nên lập kế hoạch xử lý hồ sơ trước ít nhất 1 tháng, bao gồm cả thời gian hợp pháp hóa, dịch thuật, chuẩn bị bản cứng và nộp hồ sơ chính thức.

Việc xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình hành chính. Các lỗi phổ biến như thiếu chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm không đúng ngành, giấy tờ chưa hợp pháp hóa hoặc sử dụng mẫu biểu cũ đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối.

Để phòng tránh, HR cần xây dựng quy trình kiểm tra tài liệu chặt chẽ, có checklist rõ ràng, thường xuyên cập nhật biểu mẫu và quy định mới nhất từ cơ quan chức năng. Chủ động trong từng khâu sẽ giúp quá trình xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và không phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết khác: Thủ tục Giấy phép lao động cho người Đài Loan 2025

VI. HR cần lưu ý gì để quản lý lao động kỹ thuật nước ngoài đúng luật?

Sau khi đã hoàn tất thủ tục xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, vai trò của bộ phận Nhân sự không dừng lại ở việc lưu trữ hồ sơ. Trách nhiệm tiếp theo – và cũng không kém phần quan trọng – là quản lý chặt chẽ quá trình làm việc, cư trú và hồ sơ pháp lý liên quan đến lao động nước ngoài trong suốt thời gian họ làm việc tại doanh nghiệp.

Nếu quản lý không đúng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt trong các đợt thanh tra, kiểm tra từ cơ quan chức năng.

6.1. Thiết lập hệ thống theo dõi tình trạng pháp lý của lao động kỹ thuật

HR cần xây dựng một hệ thống quản lý đầy đủ, có thể là bảng Excel hoặc phần mềm quản trị nhân sự có tích hợp nhắc hạn, nhằm kiểm soát các yếu tố sau:

• Ngày hết hạn của giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật;
• Ngày hết hạn visa, thẻ tạm trú đi kèm;
• Thay đổi thông tin cá nhân, vị trí công việc, địa điểm làm việc.

Mọi sự thay đổi này đều có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, và trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải xin cấp lại hoặc điều chỉnh nội dung của giấy phép.

6.2. Đảm bảo sự nhất quán giữa hợp đồng lao động và giấy phép

Một lỗi thường gặp trong quá trình quản lý là thông tin trong hợp đồng lao động (địa điểm làm việc, chức danh, thời hạn, nhiệm vụ) không đồng nhất với nội dung trên giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật đã được cấp.

Việc này có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt nếu cơ quan chức năng phát hiện có dấu hiệu sử dụng lao động không đúng mục đích hoặc không đúng vị trí được phê duyệt.

HR cần thường xuyên rà soát hợp đồng, đặc biệt trong các trường hợp gia hạn, thay đổi vị trí làm việc, thuyên chuyển công tác, để có phương án điều chỉnh giấy phép phù hợp.

6.3. Kiểm tra tính liên kết giữa work permit, visa và thẻ tạm trú

Giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là căn cứ để người nước ngoài được cấp visa hoặc thẻ tạm trú làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu thông tin trên các loại giấy tờ này không đồng nhất, người lao động có thể gặp rắc rối trong quá trình cư trú hoặc xuất nhập cảnh.

Ví dụ:

• Nếu giấy phép lao động ghi thời hạn 24 tháng nhưng thẻ tạm trú chỉ được cấp 12 tháng;
• Hoặc visa hết hạn trong khi giấy phép lao động vẫn còn hiệu lực;

thì doanh nghiệp cần xử lý sớm các thủ tục điều chỉnh để đảm bảo tính liên tục và hợp pháp.

6.4. Chủ động chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước thời hạn 45 ngày

Theo quy định, hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật cần được nộp trước ít nhất 5 – 45 ngày so với thời điểm giấy phép hiện tại hết hạn.

HR nên đặt lịch nhắc sớm (tốt nhất là trước 60 ngày) để có đủ thời gian:

• Gửi thông báo tới người lao động;
• Rà soát lại toàn bộ giấy tờ gốc;
• Chuẩn bị văn bản đề nghị gia hạn;
• Điều chỉnh các thông tin liên quan nếu có thay đổi.

Nếu nộp muộn hoặc bỏ lỡ thời điểm, doanh nghiệp sẽ phải làm lại toàn bộ thủ tục cấp mới, dẫn đến phát sinh chi phí và thời gian.

6.5. Đảm bảo tuân thủ pháp luật khi người lao động nghỉ việc, chuyển công ty hoặc hết hạn làm việc

Trong các trường hợp người nước ngoài:

• Chấm dứt hợp đồng lao động;
• Chuyển sang công ty khác;
• Bị thu hồi giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật do vi phạm;

HR phải lập tức có văn bản thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương để hoàn tất nghĩa vụ báo cáo. Nếu không thực hiện đúng trách nhiệm này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị xem xét trách nhiệm trong các vi phạm liên quan đến lao động nước ngoài.

Quản lý giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật không chỉ là thủ tục ban đầu, mà còn là một quy trình xuyên suốt trong suốt thời gian người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự cần xây dựng hệ thống theo dõi hiệu quả, đảm bảo sự đồng nhất giữa các loại giấy tờ, chủ động gia hạn và tuân thủ đúng trách nhiệm pháp lý trong mọi tình huống phát sinh.

Xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự chính xác trong từng chi tiết – từ phân loại đúng đối tượng, đáp ứng điều kiện pháp lý, đến chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy trình theo đúng thời hạn. Với vai trò là người kiểm soát toàn bộ hồ sơ nhân sự nước ngoài, bộ phận HR không chỉ cần hiểu rõ luật mà còn phải chủ động dự phòng các rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý sau cấp phép.

Dù doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu sử dụng lao động nước ngoài hay đã có hệ thống nhân sự quốc tế hoạt động lâu dài, việc nắm vững toàn bộ quy trình và điều kiện liên quan đến giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật là bước đi không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý, sự ổn định và uy tín trong vận hành.

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ về tư vấn thủ tục, xử lý hồ sơ thiếu, hồ sơ cần gấp, hay cần đơn vị đại diện thực hiện trọn gói toàn bộ quy trình xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, đừng ngần ngại kết nối với Phúc An Visa – đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm và giàu kinh nghiệm sẵn sàng đồng hành cùng bạn.